Sprawdź nasz narzędziownik dla firm B2B!
Nowoczesne systemy CRM
Pipedrive
Prosty i skuteczny CRM do zamykania szans sprzedaży
Livespace
Polski CRM dla małych i średnich firm
Hubspot
Kompleksowa platforma dla marketingu i sprzedaży
W obliczu dynamicznego rozwoju technologicznego, branża prawnicza stoi u progu rewolucji napędzanej przez automatyzacje i sztuczną inteligencję (AI). Narzędzia oparte na tych innowacjach otwierają przed prawnikami nowe możliwości, ale jednocześnie stawiają przed nimi pewne wyzwania adaptacyjne. Współcześni prawnicy, zarządzający kancelariami lub działami prawnymi, muszą już nie tylko posiadać głęboką wiedzę merytoryczną, ale także rozwijać nowe umiejętności związane z AI, aby skutecznie wykorzystywać potencjał tych rozwiązań.
Kluczowe obszary implementacji rozwiązań AI w kancelarii prawnej
Zastosowanie AI i automatyzacji w praktyce prawniczej koncentruje się w dwóch głównych obszarach. Pierwszy obejmuje pracę merytoryczną, w tym research prawny, tworzenie draftów dokumentów oraz analizę umów. Drugi obszar dotyczy procesów operacyjno-zarządczych, takich jak zarządzanie zespołem, projektami i raportowanie.
Szczególnie istotna jest metodyka wdrażania nowych rozwiązań, która powinna rozpoczynać się od identyfikacji konkretnych punktów bólu i poszukiwania najprostszych dostępnych rozwiązań, stopniowo przechodząc do bardziej zaawansowanych narzędzi.
Warto wspomnieć, że popularne narzędzia służące do automatyzacji, takie jak np. Zapier, Make (rozwiązania no-code) czy Microsoft Power Automate (rozwiązanie low-code), oferują możliwość tworzenia zaawansowanych przepływów pracy bez konieczności posiadania zaawansowanych umiejętności programistycznych. To znacznie upraszcza cały proces!
Przykładowo, możesz zautomatyzować proces onboardingu nowych klientów poprzez automatyczne generowanie dokumentów w oparciu o szablony, wysyłać im hiperspersonalizowane wiadomości powitalne oraz tworzyć dedykowane przestrzenie projektowe w systemach do zarządzania dokumentami. Make (dawniej Integromat) i Zapier natomiast pozwalają na jeszcze bardziej zaawansowaną automatyzację, łącząc różne systemy z narzędziami do zarządzania zadaniami czy fakturowania.
Nasi eksperci pomogą w identyfikacji procesów, które można zoptymalizować oraz zaproponują konkretne rozwiązania technologiczne dostosowane do Państwa potrzeb.
Sprawdź również: Pipedrive, Hubspot czy Livespace – jak wybrać system CRM dla kancelarii prawnej?
Metodyka wdrażania narzędzi AI w kancelarii prawnej
Proces wdrażania nowych rozwiązań technologicznych do kancelarii prawnej wymaga wielowymiarowego podejścia, rozpoczynając od rozwiązań organizacyjnych, poprzez automatyzację, aż po wdrożenie zaawansowanych narzędzi AI.
Przykładem może być optymalizacja procesu weryfikacji umów, gdzie pierwszym krokiem jest stworzenie checklisty kontrolnej, następnie implementacja formularzy w systemie, a finalnie – wdrożenie zaawansowanych narzędzi AI do analizy dokumentów opartych o konkretny model językowy.
W praktyce, możemy całkowicie zautomatyzować proces przeglądu umów poprzez integrację z systemami OCR i narzędziami AI do analizy tekstu, które automatycznie wychwytują kluczowe klauzule i potencjalne ryzyka.
Przykładowo Power Automate pozwala na stworzenie kompleksowych przepływów pracy, gdzie dokumenty są automatycznie kierowane do odpowiednich członków zespołu, a terminy są synchronizowane z kalendarzami reszty zespołu.
Nasz zespół wdrożeniowy przeprowadzi szczegółową analizę procesów w Państwa kancelarii i zaproponuje rozwiązania, które je usprawnią i pozwolą zaoszczędzić nawet 40% czasu poświęcanego aktualnie na zadania administracyjne.
Sprawdź również: Pozycjonowanie stron B2B: SEO dla prawników i kancelarii prawnych
Wyzwania i aspekty bezpieczeństwa związane z wdrożeniem narzędzi AI w kancelarii
Wdrożenie rozwiązań AI i automatyzacji w kancelarii prawnej wiąże się z pewnymi wyzwaniami w zakresie bezpieczeństwa danych i zgodności z regulacjami. Kluczowe aspekty obejmują weryfikację dostawców rozwiązań pod kątem zabezpieczeń, szyfrowania danych oraz zgodności z RODO.
Nowoczesne rozwiązania chmurowe dla kancelarii prawnych oferują już dzisiaj swoim Klientom zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa, w tym szyfrowanie na poziomie dokumentów, wielopoziomowe uwierzytelnianie oraz dostęp do szczegółowych logów, co pozwala na wielopoziomowe zabezpieczanie poufnych informacji. Systemy te automatycznie identyfikują i klasyfikują dokumenty zawierające wrażliwe dane, stosując odpowiednie poziomy zabezpieczeń w zależności od ich zawartości.
Co ważne, inteligentne algorytmy analizują treść dokumentów w czasie rzeczywistym, przypisując im odpowiednie kategorie bezpieczeństwa i wymuszając stosowanie adekwatnych polityk dostępu. Szczególnie istotna jest możliwość integracji z certyfikowanymi systemami podpisu elektronicznego, które zapewniają nie tylko bezpieczeństwo procesu podpisywania, ale także pełną zgodność z wymogami prawnymi w zakresie weryfikacji tożsamości i niezmienności dokumentów.
System automatycznie archiwizuje wszystkie wersje dokumentów wraz z metadanymi, umożliwiając pełną rekonstrukcję historii zmian i dostępu. Co więcej, rozwiązania te oferują zaawansowane mechanizmy kontroli dostępu, pozwalające na precyzyjne określenie, kto i w jakim zakresie może przeglądać, edytować czy udostępniać poszczególne dokumenty. Automatyczne powiadomienia o próbach nieuprawnionego dostępu czy nietypowych próbach wykorzystania dokumentów pozwalają na szybką reakcję w przypadku potencjalnych naruszeń bezpieczeństwa.
System może również automatycznie egzekwować firmowe polityki retencji dokumentów, zapewniając zgodność z wymogami regulacyjnymi dotyczącymi przechowywania i usuwania danych.
Perspektywy rozwoju AI w kancelariach prawnych
Skuteczne wdrożenie rozwiązań AI w praktyce prawniczej wymaga iteracyjnego podejścia. Kluczowe jest rozpoczęcie od mapowania procesów i identyfikacji obszarów wymagających optymalizacji, z uwzględnieniem istniejących zasobów i wykorzystywanych narzędzi w danej kancelarii czy dziale prawnym.
Najczęściej rekomendujemy rozpoczęcie prac od prostych automatyzacji w obszarach generujących największe obciążenie czasowe, stopniowo rozszerzając zakres wykorzystania narzędzi wspieranych AI.
Oferujemy kompleksowe wsparcie w usprawnieniu tych procesów! Od audytu obecnych procesów, poprzez propozycję ich usprawnienia, aż po wdrożenie konkretnych rozwiązań, przeszkolenie zespołu kancelarii i bieżące wsparcie techniczne.
Nasza unikalna wartość polega na połączeniu trzech kluczowych kompetencji: specjalistycznej wiedzy o marketingu B2B i digital marketingu dla kancelarii prawnych, bogatego doświadczenia we wdrażaniu w nich nowoczesnych systemów CRM (Pipedrive, Hubspot, Livespace), oraz praktycznego doświadczenia w biznesowym wykorzystywaniu narzędzi sztucznej inteligencji. Dzięki temu tworzymy i wdrażamy rozwiązania, które nie tylko usprawniają codzienne działania operacyjne zespołu kancelarii, ale również znacząco podnoszą efektywność prowadzonych działań marketingowych i sprzedażowych.
Dzięki holistycznemu podejściu, nasze wdrożenia przekładają się na wymierne rezultaty biznesowe – od zwiększenia efektywności pracy zespołu, aż po wzrost przychodów poprzez lepszą konwersję z szans sprzedażowych i wyższy poziom satysfakcji klientów.
Zapraszamy do kontaktu, aby omówić, jak możemy wspólnie zaprojektować i wdrożyć narzędzia AI, które przyniosą maksymalną wartość dla Państwa kancelarii.
redakcja
