Pomysł na biznes: Jak założyć własną firmę IT krok po kroku?

Polski rynek IT utrzymuje silną tendencję wzrostową, co potwierdzają dane PARP wskazujące na systematyczny przyrost podmiotów w tym sektorze. Szczególnie istotnym trendem jest rosnące zainteresowanie ze strony przedsiębiorstw z Europy Zachodniej, które poszukują w Polsce partnerów technologicznych oferujących wysokiej jakości usługi IT. Trend ten znacząco wzmacnia pozycję polskich firm IT na rynku międzynarodowym, otwierając nowe możliwości ekspansji.

Firma IT jako pomysł na biznes

W sektorze IT wyróżniamy kilka dominujących modeli biznesowych.

Software house specjalizuje się w tworzeniu dedykowanego oprogramowania, gdzie kluczowa jest elastyczność w dostosowaniu się do wymagań Klienta oraz zdolność do zarządzania złożonymi projektami informatycznymi. 

Firmy produktowe koncentrują się aktualnie coraz częściej na rozwoju własnych rozwiązań SaaS oraz ecommerce, co wymaga większych nakładów początkowych, ale oferuje potencjalnie wyższe marże i skalowalność biznesu.

Konsulting IT natomiast dostarcza specjalistycznej wiedzy w zakresie transformacji cyfrowej i optymalizacji procesów technologicznych.

Model body leasingu i team leasingu, czyli outsourcing specjalistów IT do firm, stanowi rozwiązanie o niższej barierze wejścia, pozwalające na szybkie rozpoczęcie działalności w branży IT.

Formalne aspekty założenia firmy IT

Wybór odpowiedniej formy prawnej ma fundamentalne znaczenie dla przyszłego funkcjonowania firmy informatycznej.

Prosta spółka akcyjna (PSA) oferuje szereg istotnych korzyści dla firm IT i startupów technologicznych. Minimalny kapitał zakładowy wynoszący symboliczną złotówkę eliminuje barierę finansową, a możliwość wnoszenia wkładów w postaci pracy i know-how pozwala na docenianie wkładu merytorycznego członków zespołu.

PSA charakteryzuje się również elastyczną strukturą organizacyjną, umożliwiającą utworzenie rady dyrektorów zamiast tradycyjnego podziału na zarząd i radę nadzorczą.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga wyższego kapitału zakładowego w wysokości 5000 złotych, jednak zapewnia sprawdzoną strukturę organizacyjną i możliwość skorzystania z estońskiego CIT. Ten model opodatkowania pozwala na odroczenie płatności podatku do momentu wypłaty zysków, co sprzyja reinwestowaniu środków w rozwój firmy. Sp. z o.o. oferuje również jasne zasady odpowiedzialności członków zarządu i możliwość elastycznego kształtowania uprawnień wspólników.

Rejestracja spółki IT w KRS powinna być przeprowadzona przy wsparciu doświadczonej kancelarii prawnej specjalizującej się w obsłudze podmiotów z branży IT, co zapewni prawidłowe skonstruowanie umowy spółki i zabezpieczenie interesów jej założycieli.

Kody PKD dla firmy informatycznej

Działalność w branży IT wymaga odpowiedniego doboru kodów PKD, w szczególności tych związanych z działalnością programistyczną (62.01.Z), doradztwem informatycznym (62.02.Z) oraz przetwarzaniem danych (63.11.Z). 

62.01.Z – działalność związana z oprogramowaniem

62.02.Z oraz 62.01.Z – doradztwo w zakresie informatyki oraz działalność związana z oprogramowaniem

62.03.Z – zarządzanie urządzeniami informatycznymi

63.11.Z – zarządzanie stronami internetowymi (hosting);

63.12.Z – działalność witryn internetowych;

72.19.Z – badania naukowe i prace rozwojowe w dziedzinie pozostałych nauk przyrodniczych i technicznych

58.21.Z – działalność wydawnicza gier komputerowych niezależnie od docelowej platformy;

58.29.Z – tworzenie oprogramowania oraz sprzedaż licencji dla software’u, który nie jest spersonalizowany pod wymagania konkretnego klienta;

95.11.Z – naprawa i konserwacja komputerów i urządzeń peryferyjnych;
95.12.Z – naprawa i konserwacja sprzętu telekomunikacyjnego;

74.10.Z lub 74.20.Z – obróbka graficzna, w tym fotografia cyfrowa i materiały reklamowe;

85.59.B – szkolenia niesklasyfikowane (w tym z branży IT).

Optymalizacja podatkowa w firmie IT

Prowadzenie działalności w sektorze IT oferuje szereg możliwości optymalizacji podatkowej. Firmy informatyczne mogą skorzystać ze statusu małego podatnika CIT, który przysługuje podmiotom osiągającym przychody do 2 milionów euro rocznie. Ta preferencja pozwala na zastosowanie obniżonej stawki podatku dochodowego wynoszącej 9% zamiast standardowych 19%, co znacząco wpływa na rentowność początkujących przedsiębiorstw technologicznych.

Szczególnie atrakcyjnym rozwiązaniem dla spółek z branży IT jest estoński CIT, który umożliwia odroczenie opodatkowania do momentu wypłaty zysków ze spółki. Dzięki temu firma może reinwestować całość wypracowanych środków w rozwój infrastruktury, szkolenia pracowników czy ekspansję na nowe rynki.

Przedsiębiorstwa tworzące innowacyjne rozwiązania programistyczne powinny rozważyć wykorzystanie ulgi badawczo-rozwojowej (B+R). Mechanizm ten pozwala na dodatkowe odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów kwalifikowanych poniesionych na działalność B+R, w tym wydatków na infrastrukturę IT czy ochronę własności intelektualnej.

Ulga B+R może być łączona z preferencyjną 5% stawką podatku w ramach ulgi IP Box, która ma zastosowanie do dochodów z komercjalizacji wytworzonych praw własności intelektualnej, w tym autorskich praw do oprogramowania.

Programiści działający w formie jednoosobowej działalności gospodarczej mogą skorzystać z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. W zależności od charakteru świadczonych usług informatycznych, stawka ryczałtu wynosi 8,5% lub 12% przychodu.

Ta forma opodatkowania jest szczególnie korzystna dla specjalistów osiągających wysokie przychody przy stosunkowo niskich kosztach prowadzenia działalności. Warto jednak pamiętać, że wybór ryczałtu wyklucza możliwość rozliczania kosztów uzyskania przychodu, dlatego decyzja o jego wyborze powinna być poprzedzona dokładną analizą struktury przychodów i kosztów.

Umiejętne wykorzystanie dostępnych preferencji podatkowych wymaga wsparcia doświadczonego doradcy podatkowego, specjalizującego się w obsłudze podmiotów z branży IT. Profesjonalne doradztwo pozwoli na stworzenie optymalnej strategii podatkowej, dostosowanej do specyfiki działalności i planów rozwojowych przedsiębiorstwa.

Kluczowe umowy niezbędne przy prowadzeniu firmy IT

Fundamentem bezpiecznego funkcjonowania firmy IT jest odpowiednie zaplecze w postaci profesjonalnie przygotowanych wzorów umów IT.

Umowa wdrożeniowa stanowi podstawę realizacji projektów informatycznych, precyzyjnie określając zakres prac wdrożeniowych, harmonogram z kamieniami milowymi oraz procedury testowe i odbiorowe. Dokument ten powinien zawierać mechanizmy zarządzania zmianą zakresu oraz jasno definiować zasady współpracy zespołów po obu stronach.

Service Level Agreement (SLA) ma kluczowe znaczenie w kontekście świadczenia usług informatycznych. Umowa ta ustala gwarantowany poziom dostępności usług, definiuje czasy reakcji i naprawy w przypadku awarii oraz wprowadza system konsekwencji finansowych za niedotrzymanie uzgodnionych parametrów. Precyzyjne określenie procedur eskalacyjnych oraz zasad raportowania pozwala na transparentne zarządzanie jakością świadczonych usług.

Umowa o świadczenie usług programistycznych wymaga szczególnej staranności w konstruowaniu zapisów dotyczących metodologii prowadzenia projektu oraz zasad rozliczania czasu pracy. Kwestie własności intelektualnej, procesów kontroli jakości kodu oraz dokumentacji powinny być precyzyjnie uregulowane dla uniknięcia potencjalnych sporów.

Niezbędnym elementem zabezpieczenia interesów firmy jest umowa o zachowaniu poufności (NDA), chroniąca know-how przedsiębiorstwa oraz dane klientów. Równie istotne są umowy przeniesienia praw autorskich oraz umowy licencyjne, regulujące kwestie własności intelektualnej wytworzonych rozwiązań. W przypadku świadczenia usług body leasingu konieczne jest precyzyjne określenie w umowie na body leasing, warunków udostępniania specjalistów, zakresu ich odpowiedzialności oraz zasad rozliczania.

Sprawdź również: Pakiet wzorów umów dla firmy IT

Prowadzenie firmy IT w praktyce

Efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem IT wymaga przemyślanego podejścia do współpracy z programistami. Model B2B oferuje znaczącą elastyczność operacyjną i finansową, umożliwiając dynamiczne skalowanie zespołu według potrzeb projektowych. Redukuje również obciążenia administracyjne związane z prowadzeniem kadr, jednocześnie pozwalając na optymalizację podatkową dla obu stron. Z kolei umowa o pracę zapewnia silniejsze związanie pracownika z firmą, większą przewidywalność kosztów oraz łatwiejsze egzekwowanie poufności i zakazu konkurencji.

Zarządzanie zespołem IT wymaga wprowadzenia do organizacji efektywnych metodyk projektowych oraz narzędzi do śledzenia postępu prac. W przypadku pracy zdalnej, która już jakiś czas temu stała się standardem w branży IT, niezbędne jest zapewnienie bezpiecznej infrastruktury i procedur ochrony danych. Systematyczne inwestowanie w rozwój kompetencji zespołu poprzez szkolenia, konferencje i wewnętrzne programy mentoringu przekłada się na wzrost jakości dostarczanych rozwiązań IT.

Rozwój i skalowanie firmy IT

Skuteczna strategia marketingowa wymaga zatrudnienia doświadczonego digital marketera, który kompleksowo zadba o obecność firmy w przestrzeni cyfrowej. Specjalista ten powinien łączyć kompetencje w zakresie SEO, kampanii reklamowych oraz marketing automation.

Dobry digital marketer wesprze Cię również we wdrożeniu systemu CRM, takiego jak np. Pipedrive, HubSpot czy Livespace, które pozwalają na efektywne zarządzanie relacjami z klientami i zbudowanie sprawnego procesu sprzedażowego. Posiadanie od samego początku kompetentnego wsparcia marketingowego, znacząco ułatwi Ci pozyskiwanie klientów z rynków zachodnich, gotowych do płacenia wyższych stawek za usługi IT. 

Ekspansja międzynarodowa staje się wtedy naturalnym kierunkiem rozwoju. Oczywiście po zbudowaniu silnej pozycji na rynku lokalnym. Wymaga to jednak starannego przygotowania pod względem prawnym, w tym dostosowania umów do wymogów zagranicznych Klientów oraz zabezpieczenia własności intelektualnej w skali międzynarodowej. 

Finansowanie firmy IT 

W zakresie finansowania dominuje model bootstrappingowy, bazujący na reinwestowaniu wypracowanych zysków. Podejście to pozwala na zachowanie pełnej kontroli nad firmą i elastyczne reagowanie na potrzeby rynku.

Równoległa budowa własnego produktu SaaS może stanowić strategiczną inwestycję, prowadzącą do dywersyfikacji źródeł przychodu i zwiększenia wartości przedsiębiorstwa.

W przypadku ambitnych planów rozwojowych warto rozważyć również zewnętrzne źródła finansowania, takie jak kredyty dla firm technologicznych, finansowanie VC czy udział w programach akceleracyjnych.

Infrastruktura i zaplecze techniczne

Nowoczesna firma informatyczna wymaga odpowiedniego zaplecza technicznego – to oczywiste. Inwestycja w profesjonalny sprzęt komputerowy oraz oprogramowanie stanowi fundament efektywnej pracy zespołu programistów. Kluczowy jest wybór narzędzi do zarządzania projektami, systemów kontroli wersji oraz platform komunikacyjnych wspierających pracę zdalną.

W kontekście świadczenia usług programistycznych istotne jest również zapewnienie bezpiecznej infrastruktury serwerowej oraz systemów backupu danych. Firmy IT powinny zwrócić szczególną uwagę na zabezpieczenie elektronicznych kanałów komunikacji oraz ochronę danych klientów zgodnie z wymogami RODO.

Profesjonalne zaplecze techniczne nie tylko zwiększa efektywność pracy, ale również buduje wiarygodność firmy w oczach potencjalnych klientów, szczególnie przy doradztwu w zakresie transformacji cyfrowej.

Sukces w branży IT wymaga ciągłego monitorowania trendów technologicznych oraz dostosowywania oferty do zmieniających się potrzeb rynku, czego aktualnie jesteśmy świadkami. Inwestycje w rozwój zespołu, infrastrukturę oraz marketing, połączone z profesjonalnym podejściem do aspektów prawnych i organizacyjnych, stanowią dzisiaj fundament zdrowego biznesu.