Zatrudnianie pracowników – na jaką umowę możesz zatrudnić pracownika?

Zbudowanie zgranego, rozumiejącego się wzajemnie zespołu jest jednym z podstawowych, najważniejszych zadań każdego, kto zakłada własny biznes. Poza tym powiększanie zatrudnienia jest naturalnym procesem w każdej firmie, gdyż rozwój produktu lub usługi niejako „wymusza” na nas pozyskanie nowych, wartościowych osób do pracy. W tym artykule opowiemy Wam o szeregu rozwiązań przewidywanych przez polskie prawo, z których może skorzystać przedsiębiorca, aby legalnie zatrudniać pracowników.

Umowa o pracę

W polskim systemie prawnym, podstawową formą zatrudniania pracowników jest umowa o pracę. Wyłącznie osoba zatrudniona w firmie na jej podstawie (z małymi wyjątkami, wynikającymi z treści art. 2 Kodeksu Pracy) może być określana mianem pracownika. Wynika to bezpośrednio z Kodeksu Pracy i osoby zatrudnione w naszym przedsiębiorstwie na podstawie np. umowy zlecenia, formalnie nie są naszymi pracownikami i nie powinny być tak określane.

Relację łączącą pracownika i pracodawcę określa się mianem stosunku pracy, który także został ściśle zdefiniowany w Kodeksie Pracy. Zgodnie z regulacjami w nim zawartymi, przez nawiązanie stosunku pracy należy rozumieć zobowiązanie pracownika do świadczenia pracy pod kierownictwem pracodawcy w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym. Pracodawca zaś zobowiązuje się do zatrudniania pracownika oraz wypłaty jego wynagrodzenia. Warto w tym przypadku podkreślić, że każda umowa dotycząca zatrudnienia, obejmująca warunki, o których mowa powyżej będzie traktowana jako umowa o pracę tworząca stosunek pracy, bez względu na jej nazwę.

Umowa o pracę może zostać z pracownikiem zawarta na okres próbny, czas określony lub nieokreślony. Chcielibyśmy zatem nakreślić zmiany, jakie do Kodeksu wprowadza owa nowelizacja.

Okres zatrudnienia na okres próbny niezmiennie będzie wynosił maksymalnie trzy miesiące, jednakże ustawodawca postanowił stanowczo i jednoznacznie określić celowość zawierania takiej umowy. Znowelizowany przepis stanowi, że umowę o pracę na okres próbny zawiera się w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy. Warto również w tym miejscu zaznaczyć, że umowa o pracę na okres próbny może zostać z pracownikiem zawarta tylko jeden raz, chyba że pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy lub upłynął okres trzech lat, od daty rozwiązania lub wygaśnięcia jego poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Przepisy  stanowią, że pracodawca może zawrzeć z pracownikiem tylko trzy umowy o pracę na czas określony, ale jednocześnie okres obowiązywania tych umów nie może trwać dłużej niż 33 miesiące. Przerwa pomiędzy podpisywaniem kolejnych umów nie będzie brana pod uwagę.

Podkreślmy jednakowoż, że reguła 33 miesięcy nie będzie obowiązywać bezwarunkowo. Chodzi tu o przypadki tak zwanej umowy na zastępstwo za innego pracownika. Często niemożliwym jest dokładne określenie, jak długo takie zastępstwo będzie konieczne. W takim przypadku – wyjątkowo – pracodawca będzie mógł nie zastosować się do wspomnianej reguły, ale będzie to wymagało uzasadnienia przed Okręgowym Inspektorem Pracy.

Okresy wypowiedzenia umów zawartych na czas określony wynoszą: 

• 2 tygodnie – w przypadku zatrudnienia u danego pracodawcy przez okres krótszy niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc – w przypadku zatrudnienia u danego pracodawcy przez okres co najmniej 6 miesięcy, ale nie dłuższy niż 3 lat;
• 3 miesiące – w przypadku zatrudnienia przez minimum 3 lata.

Nie ma on obowiązku podania powodu rozwiązania umowy w przypadku na czas określony. W przypadku zaś umowy o pracę na czas nieokreślony, pracodawca ma obowiązek swoją decyzję uzasadnić.

Ale umowa o pracę, to także cały wachlarz uprawnień przyznawanych pracownikowi. Możemy do nich zaliczyć w szczególności prawo do:

• godziwego (minimalnego) wynagrodzenia
• zasiłku chorobowego;
• poszanowana zasady równości praw pracowniczych i zakazu dyskryminacji;
• bezpiecznych i higienicznych warunków pracy;
• podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
• tworzenia organizacji pracowniczych;
• dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych;
• ochrony w okresie ciąży i po porodzie.

Nie mniej jednak pracownik powinien również wypełniać swoje obowiązki, takie jak: przestrzeganie czasu pracy i regulaminu pracy, przestrzeganie tajemnicy przedsiębiorstwa oraz stosowanie się do zasad bezpieczeństwa i higieny w zakładzie pracy.

Umowa zlecenie

Z uwagi na liczne formalności oraz ograniczenia pracodawcy, jakie wiążą się ze wstąpieniem w stosunek pracy, znacznie częściej stosowane są alternatywne metody zatrudniania nowych pracowników. Chodzi tu o metody zatrudniania oparte na stosunku cywilnoprawnym, wynikającym z przepisów Kodeksu cywilnego.

Pierwszym i najczęściej spotykanym rodzajem takiego stosunku jest umowa zlecenia. W tego rodzaju relacji występuje zleceniobiorca, który zobowiązuje się do dokonywania określonej czynności oraz zleceniodawca, który zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia. Umowa ta, w odróżnieniu od umowy o pracę, może być nieodpłatna. Regulacje prawne nie przewidują również szeregu uprawnień pracowniczych dla zleceniobiorcy. Warto więc pamiętać, że o ile nie znajdą one odzwierciedlenia w umowie to nie będą częścią stosunku cywilnoprawnego kreowanego przez strony takiej umowy.

Umowa zlecenia jest umową starannego działania, co oznacza, że przyjmujący zlecenie nie odpowiada za zamierzony przez zleceniodawcę rezultat. Wystarczy, że podejmie wszelkie kroki, niekoniecznie skuteczne, aby zlecenie wykonać. Należy również podkreślić, że pomiędzy stronami umowy nie tworzy się stosunek zależności. Zlecenie może być zatem wykonane w dowolny sposób przyjęty przez zleceniobiorcę, o ile nie narusza on ogólnie przyjętych standardów.

Ważnym aspektem stosunku zlecenia dla stron będzie także konieczność odprowadzania składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne (z wyjątkiem zleceniobiorców będących studentami, którzy nie ukończyli 26 roku życia). Dobrym przykładem zlecenia jest prowadzenie sprawy przez prawnika na rzecz swojego klienta czy też sprzedaż mieszkania przez agenta nieruchomości.

Warto również zadbać o zawarcie w umowie zlecenia postanowień dotyczących przeniesienia na zleceniodawcę praw autorskich do przedmiotu umowy. 

Pamiętajmy, że od 1 stycznia 2016 r. wprowadzono zmiany w zasadach składkowania umów zlecenia. W poprzednim porządku prawnym, w przypadku zawarcia kilku umów zlecenia, mogliśmy wybrać sobie jedną z nich i tylko od niej odprowadzić składkę. Stąd powszechną praktyką było odprowadzanie składek ZUS od umowy opiewającej na najniższą kwotę.

Z początkiem bieżącego roku wprowadzono zasadę kumulacji, która oznacza, że w przypadku zawarcia kilku umów zlecenia, ich wartości należy zliczyć tak długo, aż łącznie dadzą nam co najmniej kwotę minimalnego wynagrodzenia, o której pisaliśmy powyżej. 

Od tego roku płatnik składek ma również prawo zwrócić się do ZUS z prośbą o pomoc i zbadanie, czy wszelkie składki zostały przez niego odprowadzone w sposób prawidłowy.

Umowa o dzieło 

Drugą formą umowy cywilnoprawnej, o której wspominaliśmy wcześniej jest umowa o dzieło. Specyfiką tej umowy jest fakt, że przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia. Jest to więc umowa rezultatu – wykonawca odpowiada za określony efekt. Rezultat powinien być z góry określony, możliwy do sprawdzenia i namacalny. Rezultat powinien mieć więc, co do zasady materialny charakter, tak aby po zakończeniu dzieła był niezależny od twórcy.

W odróżnieniu od zleceniobiorcy w umowie zlecenia, wykonawca dzieła odpowiada za wadliwe wykonanie dzieła. Wykonawca nie ma ponadto obowiązku odprowadzania składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne. W efekcie ten rodzaj umowy często bywa nadużywany i błędnie stosowany zamiast umowy zlecenia lub umowy o pracę. Przykładem dzieła może być napisanie aplikacji mobilnej lub też namalowanie obrazu. 

Podobnie jak w przypadku umowy zlecenia, warto w umowie o dzieło zawrzeć postanowienia dotyczące przeniesienia praw autorskich do dzieła na zamawiającego.

Umowa o współpracy B2B

Jest to zdecydowanie najbardziej elastyczna forma zatrudnienia dodatkowego członka do naszego zespołu. W odróżnieniu od trzech wyżej opisanych umów jest to tak zwana umowa nienazwana (nie została wymieniona w Kodeksie Pracy lub Kodeksie cywilnym). Oznacza to, że strony mogą skorzystać z zasady swobody umów i w granicach prawa swobodnie układać swoje relacje. Nic nie stoi również na przeszkodzie, aby strony skorzystały z elementów innych, uregulowanych prawnie umów. 

Oczywiście taka umowa powinna zawierać niezbędne elementy takie jak oznaczenie stron, określenie zasad współpracy i wynagrodzenia oraz warunków jej wypowiedzenia, jak również zasady ponoszenia odpowiedzialności za niedotrzymanie jej postanowień, wypłaty kar umownych, a także postanowienia dotyczące zachowania poufności.

Jest to najczęściej stosowany rodzaj kontraktu w sytuacji, gdy przedsiębiorca chce zatrudnić pracownika, który świadczy pracę poprzez prowadzoną przez siebie działalność gospodarczą. Wynagrodzenie jest wówczas najczęściej wypłacane na podstawie faktury VAT wystawianej przez pracodawcę. Jest to niezwykle wygodne rozwiązanie dla pracodawcy, który przerzuca wszelkie obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe na pracownika świadczącego na jego rzecz usługi.

Podsumowując, należy stwierdzić, że w polskich realiach nie istnieje jedna umowa, która byłaby odpowiednia dla każdego rodzaju współpracy między pracodawcą i pracownikiem.

Za każdym razem należy oddzielnie przyjrzeć się stosunkowi prawnemu jaki strony zamierzają stworzyć. Bywają sytuacje niejednoznaczne, jednakże w większości przypadków z powodzeniem zastosować można jedną z wyżej omówionych umów. W wyborze z pewnością nie pomogą ścierające się interesy pracownika i pracodawcy. Pracownikowi zależy na pewności zatrudnienia, zaś pracodawcy na zminimalizowaniu formalności. Trudno jest więc w obecnym stanie prawnym znaleźć złoty środek.