Jak sporządzać umowy z klientami?

Głównym celem każdego przedsiębiorcy jest generowanie zysku. Sprzedaż powinna być więc jedną z najważniejszych kwestii w każdej firmie. Podstawą współpracy z klientami jest zaś umowa. Może być to umowa ustna, pisemna lub też umowa w formie regulaminu na stronie internetowej sklepu internetowego. W kontaktach biznesowych z kontrahentami nie warto zdawać się na przypadek. Warto pamiętać, że w każdej relacji biznesowej mogą przyjść okresy kryzysu. Dobrze przygotowana umowa regulująca szczegóły współpracy powinna być pisana właśnie na takie złe czasy. Dlatego też w dzisiejszym wpisie, skupimy się na tym, jak przygotować dobrą umowę z Klientem. Przybliżymy też kwestie dochodzenia należności od zwlekającego z zapłatą klienta.

Niezbędne elementy umowy

Każda umowa składa się z kilku istotnych elementów:

• oznaczenia rodzaju umowy,
• komparycji umowy (oznaczenia stron umowy),
• przedmiotu umowy,
• postanowień dotyczących praw i obowiązków jej stron,
• postanowień dotyczących świadczenia stron,
• postanowień dotyczących odpowiedzialności za niewykonanie przedmiotu umowy,
• postanowień dotyczących zabezpieczeń umowy,
• postanowień końcowych.

Wiele umów z jakimi przyjdzie Ci się zmierzyć w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej będzie wymagało rozszerzenia o dodatkowe klauzule takie jak na przykład:

• klauzula o zachowaniu poufności,
• szczegółowa klauzula dotycząca rozwiązywania sporów,
• klauzula o zakazie konkurencji.

Sprawdź również: Ranking systemów CRM – jaki najlepiej wybrać?

Oznaczenie rodzaju umowy i komparycja

Każda umowa powinna być oznaczona przynajmniej słowem „Umowa”. Oczywiście dla usprawnienia współpracy z kontrahentem jak i dla porządku warto nazwać ją zgodnie z jej rodzajem. Kolejnym elementem jest komparycja, czyli oznaczenie miejsca i daty zawarcia umowy wraz z dokładnym oznaczeniem jej stron. Poniżej znajdziesz przykład komparycji z umowy dostawy, w której stronami będą osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – dwie najpopularniejsze formy prawne prowadzenia firmy.

Przykład:
„Umowa dostawy
Zawarta w Warszawie, dnia 01 stycznia 2015 roku, pomiędzy:
Janem Kowalskim prowadzącym działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej prowadzonej przez ministra właściwego do spraw gospodarki, pod firmą XYZ Jan Kowalski przy ulicy Dobrej 1, 00-000 Warszawa, NIP 1234567890, REGON 789456123, PESEL 60010100000, dalej „Dostawca”,
a ABC spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Dobrej 2, 00-000 Warszawa, wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000111222, NIP 9638521236, REGON 456123789, kapitał zakładowy 5.000 złotych, dalej „Odbiorca”, reprezentowaną przez Jana Nowaka – Prezesa Zarządu uprawnionego do jej jednoosobowej reprezentacji.”

Przedmiot umowy

Jest to krótkie i zwięzłe oznaczenie czego dotyczy dana umowa.
Przykład:
„Dostawca zobowiązuje się wytworzyć z własnych materiałów [●] sztuk produktów określonych w Załączniku numer 1 do Umowy, zaś odbiorca zobowiązuje się te produkty odebrać i za nie zapłacić.”

Prawa i obowiązki stron umowy

Postanowienia dotyczące praw i obowiązków stron to uszczegółowienie przedmiotu umowy. Warto w tym miejscu doprecyzować wszelkie istotne kwestie jak na przykład terminy, sposób wykonania, warunki dostarczania lub warunki wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Każda umowa rządzi się swoimi prawami, dlatego też dla każdego stosunku prawnego zestaw spraw, które warto opisać w umowie będzie inny.

Świadczenia stron umowy

To nic innego jak określenie zasad zapłaty wynagrodzenia przez jedną ze stron w zamian za wykonanie przedmiotu umowy przez drugą.

Odpowiedzialność stron umowy

W większości przypadków postanowienia dotyczące odpowiedzialności stron będą opierały się na zasadach ogólnych uregulowanych w Kodeksie cywilnym, zgodnie z którym dłużnik (osoba, która nie wykonała zobowiązania) obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że nie ponosi winy. Odpowiedzialność tę można sprecyzować określając katalog oznaczonych okoliczności za jakie dana strona ją ponosi.

Zabezpieczenia umowy

Umowy można zabezpieczyć na różny sposób. Może to być na przykład kara umowna, zastaw, hipoteka lub weksel. Najprostszym rozwiązaniem zazwyczaj jest zastrzeżenie kary umownej za niewykonanie zobowiązania. Poniżej znajdziesz przykład stosownej klauzuli na przykładzie umowy dostawy.
Przykład:
„W razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy:
1. Dostawca zapłaci Odbiorcy karę umowną w wysokości:
a. 10% łącznej wartości umownej produktów, jeżeli Odbiorca odstąpi od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Dostawca;
b. 1% łącznej wartości produktów za każdy dzień zwłoki, jeżeli towar nie zostanie dostarczony w terminie z powodu okoliczności, za które odpowiada Dostawca;
2. Odbiorca zapłaci Dostawcy karę umowną w wysokości:
a. 10% łącznej wartości produktów, jeżeli Dostawca odstąpi od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Odbiorca;
b. 1% łącznej wartości umownej produktów, za każdy dzień zwłoki w odbiorze towaru”

Postanowienia końcowe

Jest to zbiór postanowień podsumowujących umowę. Najczęściej dotyczą rozwiązywania sporów, prawa właściwego dla wykonania umowy, liczby egzemplarzy umowy oraz trybu zmian umowy. Poniżej podstawowa wersja takich postanowień.
Przykład:
1. „Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
3. Wszelkie sporo będą rozstrzygane w drodze negocjacji. W przypadku braku porozumienia spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla pozwanego.
4. Załączniki do Umowy Stanowią jej integralną część.
5. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.”

Klauzule dodatkowe

Przy bardziej skomplikowanych transakcjach może się okazać, że podstawowe klauzule umowne mogą nie być wystarczające. Aby w lepszy sposób chronić swoje interesy przedsiębiorcy często sięgają po klauzule umowne, których nie znajdziemy
w standardowych kontraktach.
Do takich klauzul zalicza się:
1. klauzula o zachowaniu poufności,
2. szczegółowa klauzula dotycząca rozwiązywania sporów,
3. klauzula o zakazie konkurencji.

Przykłady poszczególnych klauzul znajdziesz poniżej.

Klauzula o zachowaniu poufności

Przykład:
1. „Strony zobowiązują się nie ujawniać osobom trzecim informacji nie podanych do publicznej wiadomości, które zostały oznaczone jako informacje poufne, tajemnica handlowa lub tajemnica przedsiębiorstwa drugiej Strony.
2. Zakaz określony w ust. 1 nie obowiązuje, gdy do ujawnienia tych informacji Strona zobowiązana jest przez obowiązujące przepisy prawa. W takim jednak wypadku Strona ujawniająca zobowiązana jest to poinformowania bez zbędnej zwłoki drugą Stronę o konieczności takiego ujawnienia.
3. Zakaz określony w ust. 1 obowiązuje także po wypowiedzeniu lub rozwiązaniu niniejszej Umowy.”

Klauzula dotycząca rozwiązywania sporów

Jest to dosyć rozbudowana wersja, którą można oczywiście modyfikować i skracać na potrzeby konkretnej umowy i klienta.
Przykład:
1. „W przypadku sporu wynikającego z niniejszej Umowy lub w związku z nią, odnoszącego się również do jej istnienia, ważności lub wypowiedzenia, Strony postanawiają prowadzić w pierwszej kolejności negocjacje w celu jego polubownego rozwiązania. Strony postanawiają negocjować w dobrej wierze i do rozmów tych angażować osoby mające umocowanie do podejmowania wiążących decyzji.
2. Jeżeli w terminie 30 dni od momentu rozpoczęcia negocjacji Strony nie osiągną porozumienia, spór zostanie skierowany do mediacji w celu przeprowadzenia postępowania mediacyjnego. Ośrodek mediacyjny oraz osoba mediatora zostanie wybrana za zgodą wszystkich Stron.
3. Koszty związane z wszczęciem i prowadzeniem postępowania mediacyjnego (m.in. wynagrodzenie mediatora i jego wydatki) Strony będą ponosić w częściach równych. Inne koszty powstałe w związku z mediacją dotyczące jedynie danej Strony (m.in. przejazdy, utracone wynagrodzenie, koszty obsługi prawnej oraz wszelkie inne koszty, utracone korzyści), każdy Uczestnik ponosi za siebie. 4. Jeżeli w terminie 30 dni od momentu rozpoczęcia mediacji Strony nie osiągną porozumienia spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla Strony pozwanej.”

Klauzula o zakazie konkurencji

Przykład:
1. „Strony ustanawiają zakaz działalności konkurencyjnej w czasie trwania niniejszej Umowy.
2. Za działalność konkurencyjną na potrzeby Umowy uważa się w szczególności taką działalność prowadzoną przez drugą Stronę, w ramach której wprowadza lub może wprowadzić w tym samym czasie i na tym samym rynku towary lub usługi takie same jak towary lub usługi objęte niniejsza Umową.”
Inne niż kara umowna metody zabezpieczania umów

Hipoteka

Mamy z nią do czynienia najczęściej w przypadku zakupu nieruchomości finansowanej kredytem bankowym. Można ją także stosować w kontaktach biznesowych. Polega ona na zabezpieczeniu wierzytelności wynikającej z umowy, za pomocą którego wierzyciel może dochodzić jej zaspokojenia z nieruchomości bez względu na osobę właściciela tej nieruchomości. Informację o ustanowionej hipotece zamieszczane są w księgach wieczystych obciążonych nieruchomości. Oświadczenie o ustanowieniu hipoteki powinno zostać złożone w formie aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Wyjątkiem od tej zasady jest ustanowienie hipoteki na rzecz banku. W takim przypadku wystarczy oświadczenie złożone w formie pisemnej.

Zastaw

Przeciwieństwem hipoteki, którą można ustanowić wyłącznie na nieruchomościach jest zastaw, którego przedmiotem mogą być wyłącznie ruchomości oraz niektóre prawa zbywalne, jak np. zastaw na udziałach spółki z o.o., zastaw na akcjach spółki akcyjnej, zastaw na obligacjach. Jest to zatem zabezpieczenie, na mocy którego zastawnik (przyjmujący przedmiot zastawu) zabezpiecza swoją wierzytelność wobec zastawcy (oddający w zastaw) poprzez ustanowienie zabezpieczenia na ruchomości zastawcy. Zastaw często stosowany jest także w umowach inwestycyjnych w przypadku startupów. Jest to najczęściej zastaw na udziałach, gwarantujący inwestorom ich nabycie z pierwszeństwem przed innymi w sytuacjach kryzysowych. Zastaw wygasa wraz ze spełnieniem wierzytelności, którą zabezpiecza, jak np. spłata ostatniej raty ceny zabezpieczonej zastawem. Umowa zastawnicza powinna zostać zawarta na piśmie pod rygorem nieważności.

Weksel

Ustawa prawo wekslowe obowiązuje w Polsce w niezmienionej formie od 1936 roku. Weksel, to specyficzny, bardzo sformalizowany papier wartościowy, który również posiada swoją funkcję gwarancyjną. Jest to dokument, na podstawie którego remitent, czyli osoba na rzecz której weksel został wystawiony może domagać się od wystawcy weksla zapłaty sumy określonej w wekslu. Natomiast w przypadku jej nieuzyskania w określonym czasie, w stosunkowo prosty i szybki sposób może dochodzić zapłaty tej kwoty w drodze postępowania sądowego, a potem egzekucyjnego.

Specyficzną formą weksli są weksle in blanco, wobec podpisywania których nasi klienci mają szczególne obawy. Weksel in blanco, to nic innego jak weksel, w którym miejsce, w jakim powinna zostać wskazana kwota wekslowa pozostaje puste, a remitent może je sam wypełnić. Warto w tym przypadku pamiętać, że do każdego weksla in blanco, sporządza się deklarację wekslową, która szczegółowo określa moment oraz maksymalną sumę, jaką może posiadać ów dokument. Weksle te stosuje się co do zasady jako gwarancję przy bardziej skomplikowanych umowach, które przewidują zapłatę ceny w ratach, lub kary umowne w różnych wysokościach.

Podobnie jak instytucja zastawu, weksle często stosowane są jako element umów inwestycyjnych pomiędzy startupem a inwestorem. W takim przypadku najczęściej jest on stosowany jako gwarancja zapłaty kar umownych przewidzianych we wspomnianej umowie.

Jak dochodzić swoich roszczeń od klienta?

Pierwsza myśl jaka przychodzi większości przedsiębiorców przy haśle „dochodzenie roszczeń” jest długie postępowanie sądowe. Oczywiście w wielu przypadkach konieczne będzie skierowanie powództwa o zapłatę do sądu. Jednakże bardzo dużo da się zrobić na etapie przedsądowym.

Jeżeli kontakt telefoniczny lub mailowy z dłużnikiem nie daje rezultatów należy niezwłocznie wysłać do niego wezwanie do zapłaty wskazując dokładnie osobę dłużnika, kwotę wierzytelności, termin upływu płatności. Warto także wyznaczyć dłużnikowi konkretny termin na spełnienie roszczenia. Wezwanie do zapłaty można oczywiście przygotować i wysłać osobiście. Z doświadczenia jednak wiemy, że skuteczne jest wezwanie do zapłaty wysłane przez prawnika na jego papierze firmowym. Ma to efekt bardziej psychologiczny niż prawny, ale w wielu przypadkach działa i reakcja jest natychmiastowa.

Jeżeli wezwanie nie poskutkuje przed skierowaniem sprawy na drogę sądową można spróbować rozwiązać spór za pośrednictwem mediacji lub podczas próby ugodowej przed sądem. Nie jest to etap obowiązkowy, natomiast w wielu sytuacjach może okazać się skuteczny.
W przypadku braku efektów należy skierować sprawę na drogę sądową. W tym wypadku wyróżnia się dwa podstawowe postępowania nakazowe:

• postępowanie upominawcze,
• postępowanie nakazowe.

Domyślnie stosuje się ten pierwszy rodzaj powództwa. Sąd w postępowaniu upominawczym wydaje nakaz zapłaty jeżeli powód (czyli np. Ty jako osoba dochodząca zapłaty) dochodzi roszczenia pieniężnego. Jeżeli sąd stwierdzi, że nie ma podstaw do wydania nakazu zapłaty (np. z powodu braku dostatecznych dowodów) skieruje sprawę na zwykłą rozprawę. W takim wypadku opłata od pozwy wynosi 5% od dochodzonej kwoty, jednak nie mniej niż 30 złotych i nie więcej niż 200 000 00 złotych.

W przypadku postępowania nakazowego wydaje nakaz zapłaty, jeżeli powód dochodzi roszczenia pieniężnego albo innych rzeczy zamiennych, a okoliczności udowodnione są dokumentami jak np. dokumentem urzędowym, zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem, uznaniem długu przez dłużnika lub wekslem. W takim wypadku opłata od pozwy wynosi ¼ opłaty jaką należałoby uiścić w postępowaniu upominawczym. Na podstawie nakazu zapłaty wydanego w postępowaniu nakazowym możesz od razu skierować sprawę do komornika co w przypadku zwykłego nakazu zapłaty nie jest możliwe. Wniosek jest taki, że warto mieć dobrze zabezpieczoną umowę aby postępowanie sądowe było tańsze i skuteczniejsze.

Warto pamiętać, że jeżeli wartość przedmiotu sporu nie przekracza 20.000 złotych, pozew powinien być przygotowany na specjalnym formularzu (postępowanie uproszczone). Przy większych kwotach wymagana jest zwykła forma pisemna.